Seleccionar tu proveedor de software en 30 días

Artículo invitado de Phil Turton, fundador de Viewpoint Analysis. Traducido del inglés por Galde.

Lo primero, las gracias. Agradezco al equipo de Galde que me haya invitado a escribir para sus lectores. Galde se ha hecho un nombre llevando a producción un primer caso de uso de Palantir en 60 días, así que me pareció el sitio adecuado para hablar del paso que viene antes de la entrega: elegir al proveedor.

Mi tesis, en una frase: seleccionar a tu proveedor de software debería llevar semanas, no meses, y 30 días es un objetivo realista para casi cualquier compra de tecnología.

El mundo ha cambiado. ¿Y tu forma de comprar?

La forma en que compramos software se diseñó para otra época. Cuando un nuevo ERP o CRM suponía armarios llenos de servidores, licencias perpetuas y una implantación de tres años, tenía sentido una selección larga y prudente. Hacías una sola apuesta, muy grande, y si te equivocabas, salía caro y era difícil dar marcha atrás.

Ese mundo ha quedado atrás en gran medida. Hoy, la mayor parte del software empresarial se ofrece como SaaS, y en muchos casos se factura por suscripción o por consumo, así que pagas por lo que usas y no todo por adelantado. Implantaciones que antes duraban años se miden ahora en semanas o meses, y socios como Galde entregan casos de uso que funcionan en cuestión de semanas.

Aun así, muchos procesos de compra de TI siguen exactamente igual que hace veinte años: un largo análisis de mercado, un RFI voluminoso, un RFP de 200 preguntas, meses de demos y una decisión que llega mucho después de que el negocio planteara la necesidad. La tecnología se ha acelerado. El proceso de compra, no.

Si cada decisión entraña menos riesgo y el valor llega antes, el proceso de selección también debería ser más corto. Seleccionar software en un mes no es una temeridad. Es, sencillamente, ir al ritmo al que hoy se compra y se entrega el software.

Por qué importa seleccionar rápido

Cada semana dedicada a seleccionar es una semana en la que el proyecto no se está ejecutando. Y cada semana sin ejecutar el proyecto es una semana en la que el business case no se está amortizando.

Es un coste fácil de pasar por alto, porque nunca aparece en una factura. Nadie te pasa la cuenta por seis meses de valor que no llegaste a obtener. Pero es real, y se acumula de tres maneras:

• El proyecto se estanca. Las selecciones largas agotan el impulso. Los patrocinadores pasan a otras cosas, las prioridades cambian y el problema original se replantea tantas veces que los requisitos ya no encajan con él.
• El valor se retrasa. Si una nueva plataforma va a ahorrar tiempo, recortar costes o abrir nuevas fuentes de ingresos, una selección de tres meses son tres meses de ese beneficio perdidos para siempre.
• La competencia no espera. Mientras tú sigues puntuando respuestas al RFP, un rival que se movió más rápido ya está en producción, aprendiendo y mejorando. En mercados donde la IA y los datos cambian lo que es posible cada trimestre, esa ventaja puede ser decisiva.

Una selección larga tampoco garantiza una decisión mejor. En mi experiencia, los meses de más añaden sobre todo más reuniones, más papeleo y más opiniones, no más claridad.

¿Quién es Viewpoint Analysis?

Viewpoint Analysis es un matchmaker tecnológico. Nos situamos entre quienes compran y quienes venden tecnología empresarial, y nacimos en 2021 con un único objetivo: acelerar la compra de tecnología.

Dirigimos procesos de selección para empresas de todos los tamaños, desde la mediana empresa hasta filiales de grupos muy grandes, y de todos los sectores, entre ellos industria, retail, logística, construcción, farmacéutico, servicios profesionales y servicios financieros.

Lo que ayudamos a comprar importa menos que cómo dirigimos el proceso. En los últimos años hemos dirigido selecciones de todo tipo: CRM, software de planificación de rutas, soluciones de gestión financiera y un contrato de externalización de TI de varios millones de libras. El denominador común suele ser un equipo de compra que necesita refuerzos, o uno que no compra tecnología con la frecuencia suficiente como para tener un método bien rodado.

Nuestro equipo viene de la venta de tecnología empresarial. Sabemos cómo trabajan los equipos comerciales de los proveedores, qué los motiva y cómo sacar lo mejor de ellos, y eso resulta ser una parte importante de dirigir un proceso rápido.

Rapid RFI más Rapid RFP: lo mejor de los dos

Cuando los compradores oyen hablar por primera vez de nuestro Rapid RFI y de nuestro Rapid RFP, la reacción suele ser la misma: ¿por qué no lo hace todo el mundo así?

El Rapid RFI es un repaso rápido y acotado del mercado. Te lleva de un conjunto amplio de posibles proveedores a una lista corta creíble, sin los meses de papeleo de un RFI tradicional. Después, el Rapid RFP se centra solo en esa lista corta hasta llegar a un proveedor preferido en apenas dos o tres semanas.

Nuestro 30-Day Technology Selection toma los elementos clave de ambos y los condensa en un único proceso. Un mes, desde cero hasta un proveedor preferido. Bien puede ser el proceso de selección más rápido del sector.

Cómo transcurren los 30 días

Nuestro compromiso es sencillo: 30 días o menos, desde cero hasta un proveedor preferido. Nos encargamos de todo lo que pasa entre esos dos puntos, para que tu equipo pueda seguir con su trabajo diario.

Semana 0: informar a los proveedores, entrevistar al equipo y redactar el documento.

Semana 1: publicar el Challenge Statement y celebrar la llamada de preguntas y respuestas con el cliente.

Semana 2: recepción de respuestas y primeras presentaciones de los proveedores.

Semana 3: elaboración de la lista corta y publicación de preguntas adicionales.

Semana 4: propuestas finales, presentaciones finales y puntuación por parte de tu equipo.

Ahí termina nuestro trabajo. Después tú te encargas de las referencias, la negociación del contrato y las condiciones comerciales, normalmente con tus equipos jurídicos y de compras, internos o externos.

Qué hace posibles los 30 días

A menudo nos preguntan si 30 días bastan de verdad. Bastan, siempre que se den unas cuantas condiciones.

• Un planteamiento del problema, no un documento de cien páginas. Construimos el proceso en torno al problema de negocio e invitamos a los proveedores a mostrar cómo lo resolverían. Así sacan sus mejores ideas y el ejercicio no se convierte en una lista de comprobación de 300 funcionalidades.
• Proveedores que entienden las reglas del juego. Explicamos desde el principio qué hacemos y por qué. Un proceso rápido significa que los proveedores ganan o pierden rápido, y la mayoría de los equipos comerciales lo agradecen mucho más que un ciclo de seis meses que acaba en silencio.
• Un equipo de compra que se compromete. Pedimos a tu gente que dedique su tiempo en bloques cortos y concentrados. Son unas semanas más intensas, pero en conjunto se ahorra mucho tiempo.
• Un calendario sensato. Hacer un proceso de 30 días en plena Navidad o en plenas vacaciones de verano es buscarse problemas. Si el calendario juega en contra, hacemos el mismo proceso con algo de margen.

Nada de esto es complicado. Solo hace falta que alguien se haga cargo del calendario y mantenga en marcha a todas las partes, que es exactamente lo que hacemos nosotros.

De la decisión al valor, rápido

Antes se daba por hecho que una decisión cuidadosa tenía que ser lenta. No tiene por qué serlo. Con un planteamiento claro del problema, proveedores implicados y un equipo que se compromete durante unas semanas intensas, puedes seleccionar al proveedor de software adecuado en un mes.

Combínalo con un socio de implantación que vaya al mismo ritmo, como hace Galde con su enfoque de 60 días, y la distancia entre «tenemos un problema» y «tenemos una solución que funciona» pasa de años a un solo trimestre. Es la velocidad que te mantiene por delante de la competencia en lugar de ir detrás de ella.

Si quieres hablar de una selección que tengas por delante, escríbenos a contactus@viewpointanalysis.com o pide una llamada.

Gracias de nuevo a Galde por acoger este artículo, y a ti por leerlo.

Phil Turton es el fundador de Viewpoint Analysis